Smart working e Coronavirus, opportunità d’innovazione per le imprese

Articolo. L’emergenza Coronavirus ha dimostrato la validità organizzativa di questo strumento. Ma anche i ritardi per molte aziende che si sono dovute fermare per non aver investito. La tecnologia oggi abilita cambiamenti profondi nell’organizzazione delle aziende. Quasi sempre aumentando produttività ed efficienza organizzativa

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Qualche confusione, molti ritardi. Ma il fenomeno cresce

Non significa lavorare solo da remoto. È definita una rivoluzione in quattro stadi: che coinvolge persone, spazi, cultura manageriale e strumenti da utilizzare. È un percorso di trasformazione profonda dell’organizzazione aziendale, che richiede investimenti in tecnologia, ridefinisce le modalità di vivere il lavoro da parte delle persone. Ma soprattutto cambia completamente il sistema di valutazione del lavoro, non più sulla presenza fisica ma sui risultati, le performance finale.

C’è voluta un’emergenza come quella scatenata sulle aziende dal Coronavirus per riportare sul tavolo delle aziende e dei manager delle Risorse Umane un tema sempre più centrale nell’organizzazione del lavoro del futuro, uno strumento che – di fronte a queste crisi quasi-pandemica - si è presentato subito come il grande strumento per risolvere la potenziale paralisi che il tradizionale modo e organizzazione del lavoro poteva provocare sulle aziende. In molti casi, dove il lavoro è stato già impostato per obiettivi e con una nuova leadership del lavoro, la paralisi non si è avuta. In moltissimi altri, la crisi ha invece dimostrato il ritardo accumulato causando il fermo delle aziende e delle attività.

L’ultima fotografia racconta che se solo un terzo dei dipendenti in Italia lavorasse secondo un progetto di smart working, ogni giorno ci sarebbero almeno 2,8 milioni di lavoratori che potrebbero usufruire di ampia flessibilità negli orari di lavoro, di un’autonomia nella scelta del luogo da dove lavorare, di disporre di strumenti digitali e tecnologici per garantire la propria prestazione professionale: tutto questo senza nessuna conseguenza sull’attività e sulle funzioni ordinarie della sua azienda.

 

Se ne parla molto di smart working, ancora di più in questi giorni appunto sotto la spinta dell’emergenza Coronavirus. Ma alla prova dei fatti, poi, i progetti di lavoro agile alla fine risultano ancora poco diffusi in Italia. Lo smart working, oggi è una realtà nel 58% delle grandi imprese, in crescita. Ma frenata rispetto agli anni passati. Nell’ultimo anno, il 2019, il modello di lavoro agile ha coinvolto il 20% in più di lavoratori rispetto al 2018. In tutto 570mila lavoratori. È aumentato al 12% tra le piccole e medie imprese. Sono raddoppiati i progetti delle pubbliche amministrazioni (16%), ma con iniziative ancora limitate in termini di persone coinvolte. Poi ci sono i dati di qualità: il 76% degli smart worker è soddisfatto del proprio lavoro, contro il 55% degli altri dipendenti. Uno su tre è pienamente coinvolto nella realtà in cui opera, rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale.

È certamente un fenomeno in continua crescita, ma dopo un primo balzo significativo da almeno il 2016 che ha coinvolto in particolare le grandi aziende, più strutturate per questo tipo di svolta, i progetti di smart working sono decisamente calati. O quantomeno non procedono a un ritmo coerente che le potenzialità che tecnologie e strumenti digitali potrebbero già far cogliere.

I motivi sono diversi. «Lo Smart Working non è solo una moda, è un cambiamento che risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile. La dinamica con cui sta crescendo nel nostro Paese tuttavia, non è abbastanza veloce – spiega Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net) -. In realtà importanti per l’economia del nostro sistema Paese come Pmi e pubblica amministrazione. Ma la diffusione dello smart working non è ancora sufficiente. Questo limita la portata del contributo che lo il lavoro agile può dare per rendere più moderno il mercato del lavoro, le imprese e le amministrazioni pubbliche più competitive ed attrattive e le nostre città più inclusive e sostenibili. Per le pubbliche amministrazioni in particolare è necessario un rapido cambio di passo soprattutto per non perdere l’opportunità di migliorare la motivazione delle proprie persone e per attrarre nuovi talenti, soprattutto in relazione alla necessità di sostituire circa il 15% del personale nei prossimi 3-4 anni».

L’indagine degli Osservatori del Politecnico vanno anche oltre la fotografia quantitativa del fenomeno. E proprio guardando alla una potenzialità (molto spesso inespressa), si chiede quanti potrebbero essere in Italia i potenziali smart worker?

Se ci si riferisse ai soli “white collar” (impiegati, funzionari, addetti alla contabilità ecc) che operano in imprese con almeno 10 addetti, la stima per l’Italia indica in almeno 5 milioni di lavoratori dipendenti che potrebbero accedere allo smart working, il che porterebbe a stimare, secondo gli Osservatori, una penetrazione attuale di circa il 10%. «Questa analisi, tuttavia, rischia di essere limitata in prospettiva futura: infatti le nuove tecnologie – spiegano i ricercatori nel rapporto finale - abilitano cambiamenti profondi nell’organizzazione del lavoro (si pensi ad esempio alla multicanalità, al 3D Printing o all’Intelligenza Artificiale) destinati a rivoluzionare gli stereotipi sulle professionalità, rendendo flessibili e basate sull’informazione tantissime mansioni fino ad oggi ritenute rigide e vincolate, come quelle di operai, manutentori, addetti al retail e operatori di sportello. Se dunque allargassimo la platea dei potenziali smart worker anche oltre i confini settoriali comunemente considerati, sarebbe possibile stimare in Italia un numero di lavoratori molto più elevato, in prospettiva assai vicino al totale dei circa 18 milioni di lavoratori dipendenti presenti in Italia».

I dettagli e la dimensione della fotografia

Nel 2019 quasi due grandi impresa su tre (il 58%) ha avviato progetti di smart working, era al 56% del 2018. Ma a queste aziende va aggiunto un altro 7% di imprese che ha già attivato iniziative informali e un 5% che lo farà nei prossimi dodici mesi. Resta più freddo il 22% che dichiara probabile l’introduzione futura, e un 8% che non sa se lo introdurrà o comunque non manifesta alcun interesse.

Se la crescita, quindi, resta modesta l’indagine del Politecnico registra un aumento di maturità dei nuovi progetti, a cominciare dal maggior numero di lavoratori coinvolti: circa metà dei progetti analizzati è già a regime e il numero dei dipendenti medi coinvolti passa dal 32% al 48%.
Novità – con sorpresa preoccupante - anche nelle piccole e medie imprese: c’è un aumento della diffusione dello smart working e i progetti strutturati passano dall’8% al 12% attuale, quelli informali dal 16% al 18%. Aumenta di contro la percentuale di imprese disinteressate al tema, dal 38% a oltre la metà (51%).
È tra le Pubbliche Amministrazioni che si registra la crescita più significativa: in un anno nel settore pubblico raddoppiano i progetti strutturati di smart working (passando dall’8% al 16%), il 7% delle pubbliche amministrazioni ha attivato iniziative informali (l’1% del 2018), il 6% le avvierà nei prossimi dodici mesi.

 

Secondo le imprese, grandi e piccole, ma sentendo anche gli enti della pubblica amministrazione, i principali benefici riscontrati dall’adozione dello smart working sono il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%). Ma la gestione degli smart worker presenta secondo i manager anche alcune criticità, in particolare le difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), nell’utilizzare le tecnologie (32%) e nel pianificare le attività (26%), anche se il 46% dei manager dichiara di non aver riscontrato alcuna criticità. Se si interrogano gli smart worker, invece, la prima difficoltà a emergere è la percezione di isolamento (35%), poi le distrazioni esterne (21%), i problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%) e la barriera tecnologica (11%).

«Per praticare davvero lo smart working occorre superare l’associazione che sia solo lavoro da remoto, ma interpretarlo come un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro da parte delle persone – spiega Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio Smart Working -. Sono ancora poche le organizzazioni che lo interpretano come una progettualità completa, che passa anche dal ripensamento degli spazi e da un nuovo modo di lavorare basato sulla fiducia e la collaborazione. Agire sulla flessibilità, responsabilizzazione e autonomia delle persone significa trasformare i lavoratori da “dipendenti’ orientati e valutati in base al tempo di lavoro svolto a “professionisti responsabili” focalizzati e valutati in base ai risultati ottenuti. Fare smart working a un livello più profondo significa fare un ulteriore passo oltre, lavorando sull’attitudine e i comportamenti delle persone promuovendo un pieno engagement per far sì che i lavoratori diventino veri e propri “imprenditori” con un’attitudine all’innovazione e alla creatività».

Chi sono i lavoratori smart

Dai risultati della ricerca del Politecnico emerge che i lavoratori smart sono mediamente più soddisfatti dei colleghi che lavorano in modalità tradizionale in diversi aspetti del lavoro. Soprattutto, gli smart worker sono più soddisfatti dell’organizzazione del proprio lavoro (il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori), ma anche delle relazioni fra colleghi (il 31% contro il 23% degli altri) e della relazione con i loro superiori (il 25% contro il 19% degli altri).

 

Inoltre, lo smart working migliora l’engagement dei dipendenti. Gli smart worker sono più soddisfatti del proprio lavoro (76% rispetto al 55% degli altri lavoratori), più orgogliosi dei risultati dell’organizzazione in cui lavorano (71% rispetto al 62%) e desiderano restare più a lungo in azienda (71% rispetto al 56%). Così, a proposito di maggiore engagement aziendale, i lavoratori agili sono anche più capaci di responsabilizzazione rispetto agli obiettivi aziendali e personali, di flessibilità nell’organizzare le attività lavorative e di bilanciare l’uso delle tecnologie digitali con gli strumenti tradizionali di collaborazione, la cosiddetta “attitudine smart”, che varia dal 17% dei lavoratori tradizionali al 35% di quelli smart.

Il balzo delle grandi imprese

Lo smart working non è più una novità per le grandi realtà del settore privato e le principali evoluzioni oggi riguardano gli obiettivi per cui si attivano queste iniziative. Il primo per le aziende è il miglioramento dell’equilibrio fra lavoro e vita privata dei lavoratori, indicato dal 78% del campione, seguito dalla capacità di attrarre e coinvolgere i talenti (59%) e dal desiderio di assicurare un maggiore benessere organizzativo (46%). Sono sempre meno le realtà che non dimostrano interesse per le iniziative di smart working: il 22% è possibilista su un’introduzione futura e solo l’8% non sa se ci sarà in futuro o è disinteressata. I principali ostacoli restano la mancanza di interesse e le resistenze dei capi (50%) e i timori per la sicurezza dei dati e le attività poco digitalizzate (entrambe al 31%).

 

Nelle grandi imprese è già a regime quasi la metà dei progetti strutturati di smart working (49%), mentre il 36% sta estendendo la possibilità di adesione a un maggior numero di dipendenti; solo il 15% ha avviato progetti da poco e si trova in una fase di sperimentazione.
Nella metà dei progetti strutturati (50%), però, lo smart working è concepito solo come lavoro da remoto, mentre la restante parte adotta un modello più completo che prevede, oltre alla flessibilità di luogo e orario, anche il ripensamento degli ambienti in ottica di “ufficio smart”.

Per quanto riguarda il numero di giornate da remoto, la scelta più frequente consiste nella possibilità di lavorare da remoto 4 giorni al mese, in un quarto dei casi 8 giorni al mese, solo il 10% permette di lavorare da remoto senza vincoli.
Le aziende con progetti avviati da meno di tre anni prevedono principalmente 4 giornate al mese (53%) o 2 (12%), mentre quelle che hanno avviato lo smart working da più tempo consentono un maggior numero di giornate per il lavoro da remoto e, nel 17% dei casi tolgono ogni vincolo a priori (contro il 6% delle realtà con progetti più recenti).
In relazione alla flessibilità sul luogo di lavoro, Il 40% permette ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, ma l’opzione più diffusa è l’abitazione del dipendente (98%), seguita da altre sedi aziendali (87%), spazi di coworking (65%), luoghi pubblici (60%) e presso clienti o fornitori (56%).

Le piccole e medie imprese: non è solo lavorare da casa

Nelle piccole e medie la diffusione delle iniziative di smart working cresce dall’8% di progetti strutturati del 2018 al 12% dell’anno dopo, ma si continua a prediligere l’approccio informale, che cresce dal 16% al 18%, anche in relazione alla minor complessità organizzativa.

Le motivazioni che guidano l’attivazione dei progetti sono soprattutto il miglioramento del benessere organizzativo, indicato da un’impresa su due, e il miglioramento dei processi aziendali (26%). Fra le ragioni che invece inducono il 51% delle Pmi a non mostrare interesse spiccano la difficoltà di applicare questo modello alla propria realtà (68%) e la resistenza dei capi (23%).

 

Dati che si spiegano col fatto che in queste organizzazioni lo smart working viene ancora associato alla sola possibilità di lavorare da casa e di conseguenza viene percepito come un modello irrealizzabile nei settori dove la presenza fisica del dipendente è ritenuta indispensabile, come il commercio o la manifattura. I soggetti più coinvolti per l’introduzione dello smart working nelle Pmi sono coloro che si occupano di gestione personale (nel 56% dei casi), la proprietà (31%) e la direzione IT (30%). Tra le azioni avviate a supporto dello smart working le più diffuse sono la formazione per i manager sugli stili di leadership e le modalità di gestione delle persone (66%) e le attività di comunicazione per spiegare le policy e gli aspetti più operativi delle iniziative (59%).

La pubblica amministrazione va a rilento

Nonostante un raddoppio dei progetti strutturati rispetto al 2018, lo smart working nelle amministrazioni pubbliche è un fenomeno ancora insufficientemente diffuso, in cui la percezione di inapplicabilità risente molto dell’associazione tra smart working e lavoro da remoto. I progetti di smart working nel settore pubblico coinvolgono mediamente solo il 12% dei dipendenti.

 

Il limitato livello di comprensione del pieno significato dello smart working in questo settore e la sua sostanziale associazione a un puro strumento di conciliazione – si precisa nella relazione che accompagna l’indagine degli Osservatori del Politecnico - si deduce anche dal fatto che la selezione delle persone da coinvolgere nel progetto è avvenuta considerando principalmente le esigenze familiari, come ad esempio i rientri dalla maternità (nel 70% degli enti locali) o la presenza di disabilità o familiari a carico (57%) e, solo in seconda battuta, tenendo conto delle caratteristiche delle attività svolte dalla persona (57%). Le barriere indicate sono invece la percezione che non sia applicabile alla propria realtà (43%), la mancanza di consapevolezza dei benefici ottenibili (27%) e la presenza di attività poco digitalizzate, vincolata all’utilizzo di documenti cartacei e alla tecnologia inadeguata (21%).

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